現代人不管求學或工作都離不開電腦，尤其是每天接觸到的各種裝置就超過兩台以上。當裝置愈多時，其實資料傳遞是最麻煩的一件事。而這篇要介紹的是近年最簡單又實用的Dropbox!!
忘掉隨身碟吧
回想一下以往你都怎麼在家裡及在學校或公司處理同一份文件的？
在公司建立一份文件 → 儲存在電腦裡 → 複製一份放進隨身碟 → 帶回家 → 從隨身碟讀取檔案、編輯 → 儲存在隨身碟裡 → 必要時還要複製一份在家裡 → 隔天帶去公司 → 複製一份到公司的電腦備份、編輯....
如果改用Dropbox的情況
在公司建立一份文件 → 儲存到Dropbox資料夾 → 回家 → 從Dropbox資料夾讀取檔案、編輯 → 儲存 → 隔天上班繼續編輯
比較兩種情境，後者是否簡單多了? 而且還有下列好處!
- 你不用擔心檔案忘了多存一份到電腦
- 也不用擔心新版檔案忘了放進隨身碟，因為兩台電腦永遠都是最新的檔案
- 也不用擔心隨身碟忘了帶
Dropbox就應該這樣子用! 會覺得Dropbox不好用人，多半是將Dropbox的用法套用到第一種情境上，也就是把隨身碟代換成Dropbox，你可能會忘了存進Dropbox。我認為，你正在處理、現在對你愈是重要、隨時會用到的檔案，都應該丟進Dropbox中處理，而不是一開始就將所有檔案都分門別類的放在電腦裡，不管理的集中管理也是增進效率的方法之一，分類歸檔等工作完成或結案後才做的動作。
共享檔案的利器
當你有份文件要傳給客戶、同學或上司，而且還要反覆修改時，更能凸顯Dropbox的用途。
過去的做法
做好文件 → 儲存 → 放進隨身碟或附夾在e-mail → 帶隨身碟去給對方或寄過去 → 對方告知有修改 → 傳回隨身碟或寄回來 → 修改 → 儲存.....(反覆)
雙方都使用Dropbox共享的情況
做好文件 → 儲存 → 通知對方做好了 → 對方告知有修改 → 修改 → 儲存...(反覆)
這樣做最大的好處是，雙方都會擁有最新的檔案!! 不用再煩惱版本不一的問題!! 現今出版社和作家之間最愛這種Dropbox用法。出版社不用一直詢問作者傳來檔案是否為最新版，只要作者儲存了，剩下的事情就由Dropbox幫你解決，頂多就是寫完最終版本後，通知出版社一聲。
Dropbox還有一個很厲害的技術叫「增量更新 ( incremental update ) 」，當你對一個檔案做修改後，不需要整個檔案全部重傳，只需傳送有修改的部份即可，可大幅縮短傳遞時間!! 你應該可以想像每次更新都要整個重傳有多費時吧? 用Dropbox只需和平一樣的按下存檔，Dropbox就幫你搞定一切了!!
分享檔案
Dropbox可以產生網路連結，分享給別人，比隨身碟即時，又沒有e-mail附檔10~25MB不等的限制。
分享照片資料夾會變成簡約的網路相簿。
其中Public資料夾與其它資料夾分享連結最大的差異是，Public裡的檔案產生的連結是「直接連結 ( Direct link ) 」，如果你是要在Facebook回文中張貼附有縮圖的圖片，那麼丟到Public資料夾就的圖片就會在FB回文欄內顯示縮圖，而其它分享資料夾則是連到Dropbox網頁才能看到圖片。
不過要注意的是，Dropbox分享連結有流量限制，私下和數十幾個朋友分享還可以，如果上百人或上千人去下載，流量達到一定程度時，該檔案連結就會被Dropbox暫時封鎖 ( 注意: 是封鎖連結，不影響其它功能的運作 )
雲端行動力!!
類似功能的服務很多，但Dropbox是最普及的雲端磁碟服務，在手機app的被支援數量也是最多的，不少文書、筆記、繪圖、甚至影音app都有支援Dropbox檔案存取，不管在iOS或andriod都表現相當優異，難怪Jobs之前想要併購它，不過移動端有性能和容量的考量，所以只有在取用檔案時才會有下載的動作，平時只做檔案目錄的同步。
再也不用擔心資料遺失!
Dropbox會自動幫你備份最近修改的檔案，每當你存檔，就會幫你備份一份，不小心誤刪、存錯，都可以很輕易的在30天之內找回前幾次存檔的版本，甚至電腦硬碟壞掉，都能很放心的取回原本的檔案。最近在幫人測試遊戲，經常遇到bug，存檔很容易不小心蓋掉變成帶有錯誤flag的存檔，好在有Dropbox自動備份功能，讓我很輕易的回復到出問題之前的存檔!
2GB不夠用? 沒關係!
Dropbox除了一開始免費的2GB外，他們還有提供許多增加免費容量的「任務」，只要達成任務，就會送你終生免費的空間! 不過任務還滿多的，請自行Google各種取得免費容量的教學吧XD
後記
這篇只是我的感想，當然隨身碟還是有它的用途的，如果你的東西真的不能出錯的話，最好還是多帶一份，尤其在沒有網路的情況下，隨身碟還是會派上用場的!! 但我認為這一點習慣的改變，可以帶來的好處太多了!
0 讀者回應:
張貼留言