2013年8月13日

你該學會Dropbox的理由

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現代人不管求學或工作都離不開電腦,尤其是每天接觸到的各種裝置就超過兩台以上。當裝置愈多時,其實資料傳遞是最麻煩的一件事。而這篇要介紹的是近年最簡單又實用的Dropbox!!

忘掉隨身碟吧


回想一下以往你都怎麼在家裡及在學校或公司處理同一份文件的?


在公司建立一份文件 → 儲存在電腦裡 → 複製一份放進隨身碟 → 帶回家 → 從隨身碟讀取檔案、編輯 → 儲存在隨身碟裡 → 必要時還要複製一份在家裡 → 隔天帶去公司 → 複製一份到公司的電腦備份、編輯....

如果改用Dropbox的情況


在公司建立一份文件 → 儲存到Dropbox資料夾 → 回家 → 從Dropbox資料夾讀取檔案、編輯 → 儲存 → 隔天上班繼續編輯

比較兩種情境,後者是否簡單多了? 而且還有下列好處!
      1. 你不用擔心檔案忘了多存一份到電腦
      2. 也不用擔心新版檔案忘了放進隨身碟,因為兩台電腦永遠都是最新的檔案
      3. 也不用擔心隨身碟忘了帶

Dropbox就應該這樣子用! 會覺得Dropbox不好用人,多半是將Dropbox的用法套用到第一種情境上,也就是把隨身碟代換成Dropbox,你可能會忘了存進Dropbox。我認為,你正在處理、現在對你愈是重要、隨時會用到的檔案,都應該丟進Dropbox中處理,而不是一開始就將所有檔案都分門別類的放在電腦裡,不管理的集中管理也是增進效率的方法之一,分類歸檔等工作完成或結案後才做的動作。


共享檔案的利器


當你有份文件要傳給客戶、同學或上司,而且還要反覆修改時,更能凸顯Dropbox的用途。

過去的做法


做好文件 → 儲存 → 放進隨身碟或附夾在e-mail → 帶隨身碟去給對方或寄過去 → 對方告知有修改 → 傳回隨身碟或寄回來 → 修改 → 儲存.....(反覆)

雙方都使用Dropbox共享的情況


做好文件 → 儲存 → 通知對方做好了 → 對方告知有修改 → 修改 → 儲存...(反覆)

這樣做最大的好處是,雙方都會擁有最新的檔案!! 不用再煩惱版本不一的問題!! 現今出版社和作家之間最愛這種Dropbox用法。出版社不用一直詢問作者傳來檔案是否為最新版,只要作者儲存了,剩下的事情就由Dropbox幫你解決,頂多就是寫完最終版本後,通知出版社一聲。
Dropbox還有一個很厲害的技術叫「增量更新 ( incremental update ) 」,當你對一個檔案做修改後,不需要整個檔案全部重傳,只需傳送有修改的部份即可,可大幅縮短傳遞時間!! 你應該可以想像每次更新都要整個重傳有多費時吧? 用Dropbox只需和平一樣的按下存檔,Dropbox就幫你搞定一切了!!

分享檔案


Dropbox可以產生網路連結,分享給別人,比隨身碟即時,又沒有e-mail附檔10~25MB不等的限制。
分享照片資料夾會變成簡約的網路相簿。
其中Public資料夾其它資料夾分享連結最大的差異是,Public裡的檔案產生的連結是「直接連結 ( Direct link ) 」,如果你是要在Facebook回文中張貼附有縮圖的圖片,那麼丟到Public資料夾就的圖片就會在FB回文欄內顯示縮圖,而其它分享資料夾則是連到Dropbox網頁才能看到圖片。
不過要注意的是,Dropbox分享連結有流量限制,私下和數十幾個朋友分享還可以,如果上百人或上千人去下載,流量達到一定程度時,該檔案連結就會被Dropbox暫時封鎖 ( 注意: 是封鎖連結,不影響其它功能的運作 )

雲端行動力!!


類似功能的服務很多,但Dropbox是最普及的雲端磁碟服務,在手機app的被支援數量也是最多的,不少文書、筆記、繪圖、甚至影音app都有支援Dropbox檔案存取,不管在iOS或andriod都表現相當優異,難怪Jobs之前想要併購它,不過移動端有性能和容量的考量,所以只有在取用檔案時才會有下載的動作,平時只做檔案目錄的同步。

再也不用擔心資料遺失!


Dropbox會自動幫你備份最近修改的檔案,每當你存檔,就會幫你備份一份,不小心誤刪、存錯,都可以很輕易的在30天之內找回前幾次存檔的版本,甚至電腦硬碟壞掉,都能很放心的取回原本的檔案。最近在幫人測試遊戲,經常遇到bug,存檔很容易不小心蓋掉變成帶有錯誤flag的存檔,好在有Dropbox自動備份功能,讓我很輕易的回復到出問題之前的存檔!

2GB不夠用? 沒關係!


Dropbox除了一開始免費的2GB外,他們還有提供許多增加免費容量的「任務」,只要達成任務,就會送你終生免費的空間! 不過任務還滿多的,請自行Google各種取得免費容量的教學吧XD

後記


這篇只是我的感想,當然隨身碟還是有它的用途的,如果你的東西真的不能出錯的話,最好還是多帶一份,尤其在沒有網路的情況下,隨身碟還是會派上用場的!! 但我認為這一點習慣的改變,可以帶來的好處太多了!